Latar Belakang Posisi
Manajer Internal bertanggung jawab memastikan organisasi memiliki sistem tata kelola, sumber daya manusia, prosedur kerja, serta mekanisme keberlanjutan organisasi yang efektif dan akuntabel. Posisi ini berfungsi sebagai penghubung antara visi strategis organisasi dengan operasional harian melalui penguatan kelembagaan, pengembangan kapasitas staf, pengelolaan pengetahuan, serta dukungan terhadap keberlanjutan pendanaan organisasi.
Manajer Internal bekerja bersama Direktur Eksekutif, manajemen program, tim riset/advokasi, keuangan, serta mitra eksternal untuk memastikan organisasi mampu menjalankan mandatnya secara profesional, transparan, dan berkelanjutan.
Tujuan Posisi
Memperkuat kapasitas internal organisasi melalui:
- Pengembangan sistem tata kelola dan standar operasional organisasi;
- Penguatan sumber daya manusia dan budaya kerja organisasi;
- Mendukung keberlanjutan organisasi melalui pengembangan kemitraan strategis dan mobilisasi sumber daya;
- Memastikan koordinasi internal berjalan efektif untuk mendukung pencapaian tujuan strategis organisasi.
Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope of Work)
- Penguatan Sistem Organisasi, SOP, dan Juknis
Bertanggung jawab membangun dan memperbarui sistem kerja organisasi, termasuk:
Tugas utama:
- Melakukan pemetaan kebutuhan kebijakan internal organisasi.
- Mengembangkan, merevisi, dan memastikan implementasi:
- SOP operasional organisasi;
- SOP manajemen program;
- SOP riset dan publikasi;
- SOP advokasi dan komunikasi publik;
- SOP monitoring, evaluasi, dan pembelajaran (MEL);
- SOP pengelolaan hibah dan sub-grant;
- SOP administrasi dan dokumentasi organisasi.
- Menyusun petunjuk teknis (juknis), template kerja, dan panduan pelaksanaan kegiatan.
- Memastikan SOP sesuai dengan prinsip:
- transparansi;
- akuntabilitas;
- tata kelola organisasi masyarakat sipil;
- standar pendanaan internasional.
- Melakukan sosialisasi SOP kepada seluruh staf.
- Melakukan review berkala efektivitas SOP.
Output:
- Dokumen SOP organisasi;
- Manual operasional organisasi;
- Template dan tools kerja;
- Sistem dokumentasi organisasi.
- Penguatan dan Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Bertanggung jawab membangun sistem pengelolaan SDM berbasis kebutuhan organisasi.
Tugas utama:
- Analisis Struktur dan Beban Kerja
- Melakukan pemetaan struktur organisasi.
- Melakukan workload analysis terhadap seluruh unit kerja.
- Mengidentifikasi:
- ketimpangan distribusi pekerjaan;
- kebutuhan posisi baru;
- risiko burnout staf;
- kebutuhan peningkatan kapasitas.
- Menyusun rekomendasi restrukturisasi organisasi apabila diperlukan.
- Sistem Manajemen SDM
Mengembangkan:
- Deskripsi pekerjaan (job description) seluruh posisi;
- Mekanisme rekrutmen;
- Sistem orientasi staf baru;
- Performance management system;
- Mekanisme evaluasi kinerja;
- Individual Development Plan (IDP);
- Career pathway staf.
- Pengembangan Kapasitas
- Melakukan capacity needs assessment.
- Menyusun rencana peningkatan kapasitas tahunan.
- Mengorganisasi:
- pelatihan internal;
- mentoring;
- knowledge sharing;
- leadership development.
- Membangun budaya kerja berbasis:
- kolaborasi;
- pembelajaran;
- kesehatan mental;
- keberagaman dan inklusi.
Output:
- HR management framework;
- Workload analysis report;
- Training plan;
- Performance review system;
- Capacity development roadmap.
- Mobilisasi Sumber Daya, Kemitraan Strategis, dan Pengembangan Inisiatif
Mendukung keberlanjutan pendanaan organisasi melalui pengembangan hubungan strategis.
Tugas utama:
- Pengembangan Kemitraan Strategis
- Melakukan pemetaan mitra dan sumber pendanaan potensial:
- lembaga internasional;
- foundation;
- lembaga pembangunan;
- sektor filantropi.
- Mengelola database mitra strategis.
- Menjaga komunikasi danhubungan kelembagaan secara berkala.
- Mengorganisasi pertemuan dan penjajakan kerjasama.
- Mempersiapkan organizational profile dan investment case organisasi dan materi kemitraan organisasi.
- Pengembangan Inisiatif Strategis
- Mengkoordinasikan proses penyusunan proposal bersama tim program.
- Mengembangkan:
- concept note;
- theory of change;
- logical framework;
- budget narrative;
- sustainability plan.
- Memastikan proposal sesuai:
- visi organisasi;
- kapasitas implementasi;
- standar pendanaan.
- Mengelola kalender peluang pendanaan.
- Grant Readiness
- Memastikan kesiapan organisasi menerima dan mengelola hibah melalui:
- sistem compliance;
- dokumentasi organisasi;
- risk management;
- due diligence preparation.
Output:
- Peta sumber daya;
- Pipeline pendanaan;
- Proposal dan concept notes;
- Paket komunikasi donor;
- Grant readiness checklist.
- Koordinasi Internal dan Manajemen Organisasi
Bertanggung jawab memastikan mekanisme koordinasi organisasi berjalan efektif.
Tugas utama:
- Mengembangkan sistem rapat organisasi:
- management meeting;
- program coordination meeting;
- strategic review meeting.
- Memastikan komunikasi antar-divisi berjalan baik.
- Mengidentifikasi hambatan operasional organisasi.
- Mendukung penyusunan:
- strategic plan organisasi;
- annual workplan;
- organizational roadmap.
- Menjaga institutional memory organisasi melalui:
- dokumentasi keputusan;
- knowledge management;
- arsip organisasi.
Output:
- Sistem koordinasi internal;
- Annual organizational plan;
- Knowledge management system.
- Monitoring Organisasi dan Pengelolaan Risiko
Tugas utama:
- Mengembangkan sistem monitoring kesehatan organisasi.
- Membuat indikator perkembangan organisasi.
- Melakukan review:
- kapasitas staf;
- efektivitas struktur;
- kepatuhan SOP;
- keberlanjutan pendanaan.
- Membuat risk register organisasi.
- Menyusun strategi mitigasi risiko.
Output:
- Organizational health report;
- Risk register;
- Improvement action plan.
Kualifikasi yang Dibutuhkan
- Pengalaman minimal 5–7 tahun dalam:
- manajemen organisasi masyarakat sipil;
- organizational development;
- grant management;
- penguatan kelembagaan.
- Memahami:
- tata kelola NGO;
- siklus proyek pendanaan;
- HR management;
- MEL framework.
- Memiliki kemampuan:
- strategic planning;
- proposal writing;
- fasilitasi organisasi;
- komunikasi mitra strategis;
- analisis kelembagaan.
Indikator Keberhasilan (KPI)
Dalam 12 bulan:
- Minimal 80–100% SOP utama organisasi tersedia dan digunakan.
- Seluruh posisi memiliki job description dan indikator kinerja.
- Workload analysis seluruh staf selesai dilakukan.
- Performance review system berjalan.
- Minimal 3–5 proposal strategis dikembangkan.
- Database mitra strategis aktif tersedia.
- Sistem koordinasi dan knowledge management berjalan.
- Organizational risk register diperbarui berkala.
Kirimkan lamaran anda melalui email : infoicjr@icjr.or.id
Batas waktu lamaran : sampai dengan 24 Juli 2026
Info lebih lanjut bisa menghubungi WA Admin : 0821 2104 8720
