Project: | Australia Indonesia Partnership Innovation for Indonesia’s School Children (INOVASI) Phase 3 |
Tender for: | Travel Agent |
Activity Number | IDINO3-HOF-0119-1124 |
The Company: | PT Palladium International Indonesia |
Closing Date and Time: | Friday, 27 December 2024 at 17.00 PM Jakarta local time |
Contact Person: | Inovasi.procurement@thepalladiumgroup.com |
for Details please click this link:
and download the RFP document in this Link
Pre-Tender Briefing/ aanwijzing by online
December 20th , 2024 at 14.00 PM Jakarta Time (GMT+7)
Representative from interested organizations will be able to participate via Zoom and will be required to register in advance.
Please send your confirmation for your attendance for this event to inovasi.procurement@thepalladiumgroup.com before 11.59 PM (GMT+7 on 19 December 2024
20 December 2024 pukul 14.00 WIB (GMT+7)
Perwakilan dari organisasi yang berminat dapat berpartisipasi melalui Zoom dan diwajibkan untuk mendaftar terlebih dahulu.
Silakan mendaftar untuk acara ini ke inovasi.procurement@thepalladiumgroup.com sebelum pukul 23.59 WIB (GMT+7) pada 19 Desember 2024.
Details for submission:
Electronically via email to inovasi.procurement@thepalladiumgroup.com before the tender closing time / Secara elektronik melalui email ke inovasi.procurement@thepalladiumgroup.com sebelum waktu penutupan tender.
Two separate email electronic submissions are to be emailed for technical and financial proposals / Dua pengiriman email elektronik terpisah harus dikirim untuk proposal teknis dan finansial:
- Submission/Email #1: The Technical Proposal, Company Profile, and any associated attachme Title of the email should follow [Technical Proposal] [Name of Activity] [Organization Name] / Pengiriman/Email #1: Proposal Teknis, Profil Perusahaan, dan lampiran terkait. Judul email harus mengikuti format [Proposal Teknis] [Nama Kegiatan] [Nama Organisasi]
- Submission/Email #2: The Financial Proposal. Title of the email should follow [Financial Proposal] [Name of Activity] [Organization Name] / Pengiriman/Email #2: Proposal Finansial. Judul email harus mengikuti format [Proposal Finansial] [Nama Kegiatan] [Nama Organisasi]
File size for electronic submissions should not exceed 10Mb per email / Ukuran file untuk pengiriman elektronik tidak boleh melebihi 10Mb per email.
Submission through electronic email to: inovasi.procurement@thepalladiumgroup.com / Pengiriman melalui email elektronik ke: inovasi.procurement@thepalladiumgroup.com
- Background
Indonesia’s Vision 2045 sets the goal for Indonesia to transition from a resource-based economy towards an advanced service, technology, and knowledge-based economy by the centenary of its independence (2045). The 2025-2045 National Long Term Development Plan emphasises the urgency of Indonesia’s human resource development to fully realise 2045 goals. //
Visi Indonesia 2045 menetapkan tujuan bagi Indonesia untuk beralih dari ekonomi berbasis sumber daya menuju ekonomi berbasis layanan, teknologi, dan pengetahuan yang maju pada peringatan seratus tahun kemerdekaannya (2045). Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional 2025-2045 menekankan urgensi pengembangan sumber daya manusia Indonesia untuk sepenuhnya mewujudkan tujuan 2045.
Faced however with persistent low student performance that is emblematic of a learning crisis, significant improvement in student learning will be required to reach Indonesia’s 2045 goals. Government of Indonesia (GoI) has started an ambitious program of education reforms. Successive education ministers have set out to modernise the education system through reforming the national curriculum and teaching and assessment approaches, to produce citizens with strong foundational skills, open minds, and inclusive values. //
Namun, dengan kinerja siswa yang terus-menerus rendah yang mencerminkan krisis pembelajaran, peningkatan signifikan dalam pembelajaran siswa akan diperlukan untuk mencapai tujuan Indonesia 2045. Pemerintah Indonesia (GoI) telah memulai program reformasi pendidikan yang ambisius. Menteri pendidikan berturut-turut telah berupaya memodernisasi sistem pendidikan melalui reformasi kurikulum nasional dan pendekatan pengajaran serta penilaian, untuk menghasilkan warga negara dengan keterampilan dasar yang kuat, pikiran terbuka, dan nilai-nilai inklusif.
Australia is a long-term supporter of the Indonesian basic education sector, with continuous investments supporting education quality improvements for the past two decades, including through the INOVASI program (Phase 1 2016-2020; Phase 2 2020-2023) that focused on supporting acquisition of literacy and numeracy foundational skills in early grades classrooms; exploring local problems and solutions; and generating evidence to inform government policy development and practices. //
Australia adalah pendukung jangka panjang sektor pendidikan dasar Indonesia, dengan investasi berkelanjutan yang mendukung peningkatan kualitas pendidikan selama dua dekade terakhir, termasuk melalui program INOVASI (Fase 1: 2016-2020; Fase 2: 2020-2023) yang berfokus pada mendukung perolehan keterampilan dasar literasi dan numerasi di kelas-kelas awal; mengeksplorasi masalah dan solusi lokal; serta menghasilkan bukti untuk menginformasikan pengembangan kebijakan dan praktik pemerintah.
This third phase of INOVASI (2024-2027) builds upon the existing program’s approach and lessons learned and takes the focus on the development of foundational skills through to the end of the primary grades. Phase 3 will engage with priority issues of Australia’s development policy: gender equality, effective inclusion of children with a disability, responses to the climate change challenge in education. It will focus on the challenge of policy implementation and the gaps that exist between national policies and practices at district and school levels and use the well attested-success of INOVASI’s local problem-based approach to continuously support policy development for effective fit between policy and implementation context. //
Fase ketiga INOVASI (2024-2027) membangun pendekatan program yang ada dan pelajaran yang dipetik, serta memperluas fokus pada pengembangan keterampilan dasar hingga akhir kelas dasar. Fase 3 akan menangani isu-isu prioritas kebijakan pembangunan Australia: kesetaraan gender, inklusi efektif anak-anak dengan disabilitas, dan tanggapan terhadap tantangan perubahan iklim dalam pendidikan. Ini akan berfokus pada tantangan implementasi kebijakan dan kesenjangan yang ada antara kebijakan nasional dan praktik di tingkat distrik dan sekolah, serta menggunakan pendekatan berbasis masalah lokal INOVASI yang telah terbukti berhasil untuk terus mendukung pengembangan kebijakan agar sesuai dengan konteks implementasi.
INOVASI Phase 3 is implemented in 25 districts and cities across Indonesia, in the provinces of West Nusa Tenggara, East Nusa Tenggara, North Kalimantan, East Java, West Java, and Maluku. The program also works in Ibu Kota Nusantara (IKN). //
Fase 3 INOVASI dilaksanakan di 25 kabupaten dan kota di Indonesia, di provinsi Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Kalimantan Utara, Jawa Timur, Jawa Barat, dan Maluku. Program ini juga bekerja di Ibu Kota Nusantara (IKN).
The Program is managed by Palladium on behalf of the Government of Australia through the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT). //
Program ini dikelola oleh Palladium atas nama Pemerintah Australia melalui Departemen Luar Negeri dan Perdagangan (DFAT).
- Objectives of the assignment
This Terms of Reference seeks to conclude the most qualified and competent travel agent to provide the travel management services for INOVASI Program Phase 3. The service provided must be a high level of standard services and offer the cost-effective solution to the Company. The travel agent must be able to deliver services on timely manner and meet tight deadlines. The safety of staff is paramount consideration for the booking of all travel arrangement related business and value for money. // Kerangka Acuan ini bertujuan untuk memilih agen perjalanan yang paling berkualitas dan kompeten untuk menyediakan layanan manajemen perjalanan untuk Program INOVASI Fase 3. Layanan yang diberikan harus memiliki standar layanan yang tinggi dan menawarkan solusi yang hemat biaya bagi Perusahaan. Agen perjalanan harus mampu memberikan layanan secara tepat waktu dan memenuhi tenggat waktu yang ketat. Keselamatan staf adalah pertimbangan utama dalam pemesanan semua pengaturan perjalanan terkait bisnis dan penghargaan terhadap nilai uang.
- Scope of the assignment
The travel agent will be responsible for providing travel management services to INOVASI for official business-related purposes. This will involve making travel arrangements for INOVASI’s staff, key advisers/consultants, and the government officials or delegates. // Agen perjalanan akan bertanggung jawab untuk menyediakan layanan manajemen perjalanan kepada INOVASI untuk keperluan bisnis resmi. Ini akan melibatkan pengaturan perjalanan untuk staf INOVASI, penasihat/konsultan utama, dan pejabat pemerintah atau delegasi pemerintah.
These services must be provided with a high level of responsiveness and must be cost effective. The travel agent is expected to show no favour towards any carrier or supplier and maintain good relations with all stakeholders. The travel agent will also be required to provide after-hours travel support (24 hour service). // Layanan ini harus disediakan dengan tingkat responsivitas yang tinggi dan harus efektif biaya. Agen perjalanan diharapkan tidak menunjukkan keberpihakan terhadap maskapai atau pemasok mana pun dan menjaga hubungan baik dengan semua pemangku kepentingan. Agen perjalanan juga akan diminta untuk menyediakan dukungan perjalanan di luar jam kerja (layanan 24 jam).
The travel agent is required to provide all resources and networks necessary to successfully fulfil the requirements of this Scope of Services. The travel agent will also be required to provide appropriate and well qualified personnel as part of their core team to support the delivery of these services. // Agen perjalanan diharuskan menyediakan semua sumber daya dan jaringan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan dari Ruang Lingkup Layanan ini. Agen perjalanan juga akan diminta untuk menyediakan personel yang tepat dan berkualifikasi baik sebagai bagian dari tim inti mereka untuk mendukung layanan ini.
The travel agent must have the capacity to provide the whole range of services as outlined below but not limited to // Agen perjalanan harus memiliki kapasitas untuk menyediakan seluruh rangkaian layanan seperti yang diuraikan di bawah ini, tetapi tidak terbatas pada:
Cost effective travel management // Manajemen perjalanan yang efektif biaya
- Provide the most cost competitive fare for travel services, including, but not limited to flights, hotel accommodation, train ticket, ferry and car rental , whilst accommodating INOVASI’s requirements // Menyediakan tarif yang paling kompetitif untuk layanan perjalanan, termasuk, tetapi tidak terbatas pada penerbangan, akomodasi hotel, tiket kereta, feri, dan penyewaan mobil, sambil memenuhi persyaratan INOVASI;
- Book and issue tickets (flights, train, ferry) for individuals and groups of travelling personnel, both within Indonesia and internationally // Memesan dan mengeluarkan tiket (pesawat, kereta, feri) untuk individu dan kelompok personel yang bepergian, baik domestik maupun internasional;
- Book and organise hotel accommodation for individuals and groups of travelling personnel, both within Indonesia and internationally // Memesan dan mengatur akomodasi hotel untuk individu dan kelompok personel yang bepergian, baik di dalam Indonesia maupun internasional;
- Organise and book ground transportation for transfers to and from airports in various locations // Mengatur dan memesan transportasi darat untuk transfer ke dan dari bandara di berbagai lokasi;
- Organise and book car hire for travelling personnel, both within Indonesia and internationally // Mengatur dan memesan penyewaan mobil untuk personel yang bepergian, baik di dalam Indonesia maupun internasional;
- Provide appropriate itineraries and quotations based on the most direct and convenient routing // Menyediakan rencana perjalanan dan penawaran harga yang sesuai berdasarkan rute yang paling langsung dan nyaman.
Communicate and coordinate with INOVASI Team // Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan Tim INOVASI
- Provide responsive and timely customer service to INOVASI travel requests // Menyediakan layanan yang responsif dan tepat waktu untuk permintaan perjalanan INOVASI;
- Provide timely and accurate updates on changes to travel arrangements // Memberikan pembaruan yang tepat waktu dan akurat tentang perubahan pengaturan perjalanan;
- When the required travel arrangements cannot be confirmed, travel agent must notify INOVASI of the problem and present minimum three (3) alternative routings/quotations for considerations // Ketika pengaturan perjalanan yang diinginkan tidak dapat dikonfirmasi, agen perjalanan harus memberi tahu INOVASI tentang masalah tersebut dan menyajikan minimal tiga (3) rute/penawaran alternatif untuk dipertimbangkan;
- Accurately advise INOVASI of ticketing deadlines and other relevant information when reservations are made, in order to mitigate cancellation of bookings // Memberikan informasi yang akurat kepada INOVASI tentang tenggat waktu tiket dan informasi relevan lainnya saat reservasi dilakukan, untuk mengurangi pembatalan pemesanan;
- Provide advice on travel service providers, schedules, availability, destinations, visa requirements etc.; // Memberikan saran tentang penyedia layanan perjalanan, jadwal, ketersediaan, tujuan, persyaratan visa, dll.
- Promptly notify travellers of airport closures, delayed or cancellation flights, as well as other changes before departure time // Segera memberi tahu individu/grup yang bepergian tentang penutupan bandara, penerbangan yang tertunda atau dibatalkan, serta perubahan lain sebelum waktu keberangkatan;
- Travel agent shall meet periodically and/or when needed with INOVASI to discuss issues of mutual concern, to review the travel agent’s performance and to discuss improvements which the travel agent or INOVASI should make in order to achieve more effective travel management and great savings. The travel agent shall make INOVASI aware immediately of major industry changes, which have a broad impact on its travel policy or procedures; and // Agen perjalanan harus bertemu secara berkala dan/atau bila diperlukan dengan INOVASI untuk membahas masalah yang menjadi perhatian bersama, meninjau kinerja agen perjalanan, dan membahas perbaikan yang harus dilakukan oleh agen perjalanan atau INOVASI untuk mencapai manajemen perjalanan yang lebih efektif dan penghematan besar. Agen perjalanan harus segera memberi tahu INOVASI tentang perubahan besar dalam industri, yang memiliki dampak luas pada kebijakan atau prosedur perjalanannya; dan
- Travel agent shall only provide service to INOVASI appointed personnel. Communicate with travellers and/or others, only based on approval of request and acknowledge of INOVASI appointed personnel // Agen perjalanan hanya akan memberikan layanan kepada personel yang ditunjuk oleh INOVASI. Berkomunikasi dengan individu yang bepergian dan/atau pihak lain, hanya berdasarkan persetujuan permintaan dan sepengetahuan dari personel yang ditunjuk oleh INOVASI.
III. Other Supports // Dukungan Lainnya
- Provide an after-hours service (24 hours) to deal with emergency situations, missed flights, re-routed travel arrangements, or other last-minute travel changes; // Menyediakan layanan di luar jam kerja (24 jam) untuk menangani situasi darurat, penerbangan yang terlewat, pengaturan perjalanan yang dialihkan, atau perubahan perjalanan menit terakhir lainnya;
- Immediately replace travel documents in the event of loss // Segera mengganti dokumen perjalanan jika terjadi kehilangan;
- Process authorised flight changes/cancellations when and as required by INOVASI // Memproses perubahan/pembatalan penerbangan ketika dan jika diperlukan oleh INOVASI;
- Reconfirm and revalidate airline tickets, re-issue tickets which are returned as a result of change schedule, routing or fare structures and printed itineraries // Mengonfirmasi ulang dan memvalidasi kembali tiket pesawat, menerbitkan kembali tiket yang dikembalikan sebagai akibat dari perubahan jadwal, rute, atau struktur tarif dan rencana perjalanan yang dicetak;
- Allow flexibility regarding cancellation for tickets, hotel reservations, car arrangements and any other requirements // Memberikan fleksibilitas terkait pembatalan tiket, reservasi hotel, pengaturan mobil, dan persyaratan lainnya;
- Pre-finance all travel related costs incurred by INOVASI until such time as reimbursement can be sought from INOVASI // Membiayai terlebih dahulu semua biaya terkait perjalanan yang dipesan oleh INOVASI sampai penggantian dapat diminta dari INOVASI;
- Provide regular reporting as required/requested by INOVASI Team (financial etc.); and // Menyediakan pelaporan rutin sesuai kebutuhan/permintaan Tim INOVASI (keuangan, dll.);
- Other travel related activities as required // Kegiatan terkait perjalanan lainnya sesuai kebutuhan.
- Expected Deliverables // Hasil yang Diharapkan:
The Travel Agent will provide the following outputs/deliverables // Agen Perjalanan akan menyediakan keluaran/hasil sebagai berikut:
- Provide the invoice and supporting documents based on INOVASI’s requirements // Menyediakan tagihan dan dokumen pendukung berdasarkan persyaratan INOVASI;
- Management information reports consisting of sales activities showing detailed analysis of the number of trips, destinations, carriers used, hotel that used and car arrangement used // Laporan informasi manajemen yang terdiri dari aktivitas penjualan yang menunjukkan analisis rinci tentang jumlah perjalanan, tujuan, maskapai yang digunakan, hotel yang digunakan, dan pengaturan mobil yang digunakan;
- Changes and updates on airlines, hotel and car rent rates, promotions, policy changes, etc., immediately upon the travel agent’s receipt of the advice; and complaints/incidents summary and fare paid // Perubahan dan pembaruan pada tarif maskapai, hotel, dan penyewaan mobil, promosi, perubahan kebijakan, dll., segera setelah agen perjalanan menerima pemberitahuan; serta ringkasan keluhan/insiden dan tarif yang dibayarkan;
- Other information as may be requested by INOVASI team // Informasi lain yang mungkin diminta oleh tim INOVASI.
- Duration and phasing
One year contract period with possible extension based on performance review for period from 1 January 2025 to 31 December 2025. The selected travel agent should be able to work flexibly, including after office hours (24 hour service) to ensure all items and services are delivered to high quality standards. // Periode kontrak satu tahun dengan kemungkinan perpanjangan berdasarkan tinjauan kinerja untuk periode dari 1 Januari 2025 hingga 31 Desember 2025. Agen perjalanan yang terpilih harus mampu bekerja secara fleksibel, termasuk di luar jam kerja (layanan 24 jam), untuk memastikan semua item dan layanan disampaikan dengan standar kualitas tinggi.
- Financial component
The financial component must: / Komponen finansial harus:
Provide the rate of team members (such as senior staff, finance and admin team) / Memberikan harga para anggota tim (seperti staf senior, tim keuangan dan admin)
- Provide the rate of Management Fee. The Management Fee should include: / Memberikan harga Biaya Manajemen, yang harus mencakup: / Laba, termasuk marjin komersial dan kenaikan harga untuk personil dan manajemen proyek;
- Profits, including commercial margins and mark-up for personnel and project management; / Biaya manajemen keuangan, termasuk biaya beban keuangan dan biaya keuangan, jika ada;
- Financial management costs, including the cost of financial charges and financing costs, if any;
- / Biaya manajemen keuangan, termasuk biaya beban keuangan dan biaya keuangan, jika ada
- Insurance costs including public indemnity insurance and other insurance as required in the Contract (Part 9 – Indicative Contract); / Biaya asuransi, termasuk asuransi ganti rugi publik dan asuransi lain sebagaimana disyaratkan dalam Kontrak (Bagian 9 – Kontrak Indikatif);
- Taxation, as applicable; / Perpajakan, apabila berlaku;
- Costs associated with any subcontracting and procurement of goods and services; / Biaya yang berkaitan dengan menyewa subkontraktor dan pengadaan barang dan jasa;
- Recruitment costs; / Biaya perekrutan;
- Any other overheads required to perform the Services in accordance with the Contract; / Biaya operasional lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan Jasa sesuai dengan Kontrak;
- All escalators for the Management Fees for the term of the Contract; and / Segala peningkatan Biaya Manajemen selama periode Kontrak; dan
- Any allowance for risks and contingencies. / Segala uang tunjangan untuk risiko dan kontingensi.
The following financial aspects need to be taken into consideration: / Aspek finansial berikut ini harus dipertimbangkan:
1. All activity preparation costs are the responsibility of the preferred contractor; / Seluruh biaya persiapan kegiatan merupakan tanggung jawab kontraktor yang diutamakan;
2. The program requires the preferred contractor to submit deliverables on schedule for paymen All costs associated with the preparation and submission of these deliverables are the responsibility of the preferred contractor; / Program ini mengharuskan kontraktor yang diutamakan untuk menyerahkan deliverable tepat waktu agar dapat menerima pembayaran. Segala biaya yang berkaitan dengan persiapan dan penyerahan deliverable ini menjadi tanggung jawab kontraktor yang diutamakan;
3. Payment of contractor fees and reimbursable costs may be withheld due to non-approval by INOVASI managers of the deliverables. / Pembayaran biaya kontraktor dan biaya yang dapat diganti dapat ditahan karena adanya deliverable yang tidak disetujui oleh manajer INOVASI.
The successful bidder is expected to hold adequate insurance coverage, including insurance cover for all of its staff subcontracted to work on the event implementation, in compliance with the bidder’s company policies. Evidence of this coverage may be requested. / Penawar yang berhasil diharapkan memiliki pertanggungan asuransi yang memadai, termasuk asuransi bagi seluruh staf yang disubkontraktorkan untuk mengerjakan pelaksanaan acara, sesuai dengan kebijakan perusahaan penawar. INOVASI dapat meminta bukti adanya pertanggungan tersebut.Responsibilities of the Company.
It is an obligatory for Company to do the payment as follows: / Perusahaan wajib melakukan pembayaran sebagai berikut:
- Domestic Tickets: Fourteen (14) calendar days upon invoice received / Tiket Domestik: Empat belas (14) hari kalender sejak faktur diterima.
- International Tickets: Fourteen (14) calendar days upon invoice received / Tiket Internasional: Empat belas (14) hari kalender sejak faktur diterima.
- Hotel, Car Rental, and Aiport Transfer: Fourteen (14) calendar days upon invoice received / Hotel, Sewa Mobil, dan Transfer Bandara: Empat belas (14) hari kalender sejak faktur diterima.
- Contractor responsibilities
- To be prepared to sign the Standard Contract Terms.
- To have in place insurance policies covering Professional Indemnity and Public Liability.
- To have any relevant registrations (including tax registrations) in the activity Jurisdiction.